快速回答
给家长发营销邮件需要授权同意、清楚的发件人和可用的退订链接；而与家庭已购买内容相关的账单和课程通知，通常不需要。授权同意分为明示（对方主动提出）和默示（对方最近从您这里购买过，或最近给您写过信），而默示同意会过期。孩子的医疗和紧急联系信息属于个人信息，所以只收集您需要的内容，只向需要的人展示，并妥善保管。
这是由一家软件公司撰写的一般性信息，不构成法律意见。请对照法律条文、监管机构公布的指引，或咨询律师，核对您自己的情况。下面所有关于软件的内容，描述的是 Gympillar 的设计目标，并不保证您的俱乐部合规。
本页内容
CASL 对商业邮件的要求
加拿大的反垃圾邮件法，通常简称 CASL，规范的是商业电子信息：鼓励他人参与商业活动的电子邮件或短信。一封“春季学期周一开课，课程表在此”的简报就属于这一类。已公布的基本要求有三条，一条信息必须同时满足：
- 授权同意：发送之前，取得您所写信的对象的同意。
- 身份标识：谁发的、一个邮寄地址，以及联系您的方式。
- 退订机制：真正有效、易于使用，并能及时执行。
真正需要做决定的是授权同意这一半，所以本指南大部分篇幅都在讲它。
明示同意与默示同意
明示同意是指对方主动提出要求。比如家长在您的订阅表单上勾选一个选项，并确认您回复的邮件；或者家长在前台的纸质表格上签字，表示想收到您的简报。明示同意不会过期，但对方可以随时撤回。
默示同意的范围更窄，而且是暂时的。大多数俱乐部依据的两种情形是现有商业关系和咨询：
- 对方在过去两年内从您这里购买过，或在您这里报过名。
- 对方在过去六个月内向您询问过课程相关的问题。
这些期限是一般公布的标准，也正是“所有填过表的人”这种邮件列表会出问题的原因：三年前给孩子报过名后就离开的家庭，可能已经不再是适合发送推广邮件的地址。实际的做法是为每个地址写下您是怎么认识对方的，以及日期。
账单和课程通知属于另一类
关于家庭已购买内容的信息，例如账单、取消的课程或补课额度，通常不会被当作推广邮件对待。它们仍然必须准确并标明俱乐部，但并不是在请对方同意接收简报。
Gympillar 的邮件功能如何应对
Gympillar 为俱乐部自己的名单提供了邮件营销功能：联系人、模板、营销活动、自动流程，以及放在您网站上的订阅表单。这是产品中较新的部分，请在演示中询问您的俱乐部是否已开通，以及您的套餐每月的发送额度是多少。下面这些功能，就是为了让授权同意保持真实：
- 每位联系人都带有依据。明示、现有关系或咨询，会逐个联系人记录，连同起算日期；对于导入的名单，还有一条说明您如何取得的备注。默示依据的有效期从该日期起算，而不是从您上传名单的那天起算。
- 家庭通过定期同步加入，并带有有效期。家庭的地址按现有关系依据加入，时钟从家庭的购买行为开始计算，而不只是在档案里存在。已过期的联系人不可发送，界面会说明原因。
- 订阅采用双重确认。通过表单加入的人，在点击确认邮件里的按钮之前不算订阅，点击后才升级为明示同意。页面不能在此之前写成“您已订阅”，陌生人输入别人的地址也无法替对方订阅。
- 页脚是必需的，不是可选的。每个营销活动都会带上俱乐部名称、您自己填写的邮寄地址（绝不会悄悄用您的商业地址填充，对许多小俱乐部来说那就是某个人的家）、对方收到邮件的原因，以及退订链接。设计中无法移除它。
- 退订会被严格遵守，并且在联系人删除后依然有效。即使联系人已被删除，邮件中的退订链接仍然有效；退订记录以哈希值保存，因此日后的导入或同步无法把该地址重新加回来。只有本人才能解除退订。退订页面会说明账单和课程通知仍会继续发送。
这些都不能决定您的法律立场。它的意思是：您是如何、在何时获得某个地址的，都有记录可查，而不是靠记忆。导入也是同样的做法：您需要填写日期以及获得许可的方式，已经超出有效期的许可会被拒绝。大多数此类同意，最初都是通过报名和注册工具收集的。
短信在实践中要求更严格
有电话号码不等于获得了发短信的许可。在 Gympillar 中，所有短信默认关闭，直到俱乐部主动开启；家庭的同意以时间点的形式记录（报名表上的勾选框，或工作人员记录家长口头所说的内容），而不是一个“是/否”标记，因为日期就是证据。如果家长回复 STOP，平台上所有持有该号码的俱乐部都会遵守，他们无需重复说明。
儿童信息与 PIPEDA
PIPEDA 是适用于私营机构的加拿大联邦隐私法，有几个省份还有各自的法律。简而言之，它公布的原则是：获得有意义的同意，只收集说明用途所需的信息，妥善保管，只在需要的期限内保留，并让人们查看和更正自己的信息。对俱乐部来说，敏感资料包括孩子的出生日期、过敏情况、医疗备注、紧急联系人和照片。
谁能看到什么
Gympillar 的员工角色有所有者、管理员和教练。教练只能看到自己任教的课程以及这些点名册上的孩子，而不是俱乐部的每一个孩子，因为名册中包含医疗备注和紧急联系人，一个教室里的教练没有理由查看另一个教室的信息。经理也可以只限定在某一个场馆。所有者和管理员登录时必须使用第二重验证（验证器应用），教练则不需要。
少问一些，晚点再问
如果俱乐部希望在提供名额之前先和家庭沟通，就不必先收集病史。先联系的报名表只询问孩子是谁以及如何联系家长；医疗备注、紧急联系人和已签署的免责协议，要等孩子真正有了名额之后再索取。俱乐部不应保存从未入学的孩子的健康信息。
照片和文件
允许在您的网站上发布孩子的照片，与允许把教练拍的照片发送给班里的其他家庭，是两个独立的答复，同意其中一项并不意味着同意另一项。家庭照片私密存储，并通过家庭账户送达，绝不使用公开链接。
查阅与删除
家庭可以在自己的账户中查看自己的记录，并更正自己的电话号码和地址。当家庭要求删除其记录时，俱乐部所有者或管理员可以在家庭档案中提出申请：该家庭会立即被停用，删除将在三十天宽限期后执行，在执行之前可以恢复。您自己的隐私政策和条款是您在网站编辑器中编辑的文件，平台为每一份都提供了一个初始版本供您修改，您应当请人按您所在省份的要求审阅。
接下来去哪里
如果您仍在用电子表格给家长发邮件，从电子表格迁移一文介绍了哪些内容要带过来、哪些可以舍弃。关于家庭最初是如何报名的，请参阅课程报名与候补名单，其余内容见全部指南。
就账单和课程变更给家长发邮件，需要征得同意吗？
通常不像推广邮件那样需要，因为这类邮件涉及的是家庭已经购买的内容。它们仍然必须准确，并标明您的俱乐部。请把简报和推广内容放在单独的列表里，这样退订简报的家长仍会收到他们的账单。
默示同意能持续多久？
已公布的规则是：自购买或报名起两年，自咨询起六个月。过了这段时间就需要明示同意，例如已确认的订阅。Gympillar 会为每位联系人记录依据和日期，并将已过期的视为不可发送。
我可以导入现有的邮件列表吗？
只有当您能说明每项许可是如何获得的才行。Gympillar 会要求填写日期和备注，从该日期起计算有效期，并拒绝已经过期的许可。
教练能看到每个孩子的医疗备注吗？
在 Gympillar 中不会。教练只能看到自己任教的课程以及这些点名册上的孩子。经理可以被限定在一栋楼，所有者和管理员必须使用第二重验证登录。
使用 Gympillar 就能让我的俱乐部符合 CASL 或 PIPEDA 吗？
没有任何软件能做到。Gympillar 会记录授权同意、遵守退订，并限制谁能查看儿童记录，但您的义务仍由您自己承担，您的隐私政策和授权同意措辞也应由具备资质的人员审阅。本指南只是一般性信息，不构成法律意见。