如何管理课程报名和候补名单

本指南内容

1. 什么是名额
2. 报名表
3. 付款保留
4. 候补名单
5. 学季与预订窗口
6. 其他需要确定的规则
7. 检查清单
8. 常见问题

开放报名之前，先确定什么是一个名额

只用过报名表的俱乐部，往往把名额容量理解为每个课程一个数字：十二个孩子，仅此而已。实际的课程表要复杂得多。竞技组每周有三个晚上上课，家庭可能只买其中两个晚上；亲子课的人数比例由保险公司规定，而不是由教室大小决定。在搭建任何东西之前，先为每个课程写清楚一个名额究竟意味着什么：它涵盖哪些单次课，共有多少名额，以及当家庭想要的课次少于课程提供的课次时会怎样。

在 Gympillar 中，一个课程只需建立一次，包括项目、场馆、场地区域、教练、日期、时间、学季和价格，单次课由此自动生成。名额容量按课程跟踪，家长在您网站上看到的剩余名额就是实际存在的名额，而不是某人上周二手动更新的数字。排课系统还会拒绝保存让教练或场地区域重复预订的课程，否则您只能在两个小组同时来到同一张蹦床前才会发现问题。详情见功能页面的排课与名额容量部分。

把报名表放在您自己的网站上

家庭应当在俱乐部自己的网站上、以俱乐部自己的风格报名，而不是通过挂着别人名字的第三方市场页面。Gympillar 为每个俱乐部建立公开网站，报名表就是其中的一个页面。家长选择课程，添加一个或多个孩子，同意您的条款，然后提交。一次提交就会创建：家庭档案（如果该邮箱对您是新的）、每个孩子的档案、一条报名记录或候补名额、一张账单，以及一条标有屏幕上所示条款确切版本的同意记录。

报名同时也会创建家长的账户，因此无需单独注册。如果一个家庭有两个孩子在两个不同的课程，就要分别报名两次，每个课程一次，因为课程决定了适用哪份表单、哪些免责协议和哪个价目表。我们的报名部分介绍了具体机制；这里要说明的是，报名表是唯一的入口，工作人员使用的也是同一个。

保留：未付款的报名如何不再占着课程

每个俱乐部都熟悉这种情况：有的家庭周日晚上报名，说第二天早上会用 e-transfer 付款，结果占着一个名额两个星期，而一个积极的家庭却被拒之门外。解决办法是带有时限的付款保留。接受报名后，名额会被保留；如果账单没有在俱乐部的保留期内付清，名额就会释放，下一个家庭就可以获得。这个时限由俱乐部自己决定（默认为四十八小时），它应该是您认真考虑过的数字：足够长，让电子转账能够发出并完成对账；又足够短，不至于让热门课程一直空着一半。

有两点需要注意。工作人员已在账单上记录了付款的家庭会被视为已确认而不是被释放，因为这是俱乐部里的人做出的决定。另外，名额释放之前会提醒家庭：一系列简短的提醒会倒数保留期的结束，因此失去名额不会是他们第一次听说此事。如果您接受 Interac 电子转账，请在设定时限之前先了解匹配的运作方式，因为入账必须先匹配成功，保留才会被判定为已付款。银行卡付款基于 Stripe 构建，但我们尚未进行过真实的线上银行卡付款，所以请在演示时询问最新进展，不要想当然。

候补名单应该怎样运作

课程满员时，家庭会进入候补名额而不是被拒绝，表单上也会这样说明。有用的规则都很简单：

• 说明队列如何运作。家庭能接受自己能理解的队列，所以把规则写在页面上。
• 递补应该自动且可见。名额空出时，下一个家庭会被递补、收到邮件，并获得一个有时限的保留名额。真正进班的孩子会确实得到通知。
• 邀请会过期。如果家庭没有行动，名额就会顺延，因此一封无人回复的邮件不会让名单停滞。
• 工作人员能看到队列。课程页面会列出谁已报名、谁保留了名额、谁在等候。

候补名额不算名额：在孩子真正入班之前，不会开报名账单，也不会索取文件，这样家庭就不会为没有的课程被收费。

学季与预订窗口

像 2026 年秋季这样的学季有两个独立的日期：课程进行的日期，以及家庭可以预订的窗口。俱乐部在六月宣布九月的课程，不必发布一份空的课程表。已公布但尚未开放的学季，会列出开放报名的日期和第一节课的日期，但没有报名按钮，这样页面就与表单实际接受的内容一致。关闭某个学季的报名后，其课程仍会列出，但没有按钮，这适合已经结束的学季。

调整学季的日期会连带调整其课程，保存之前表单会提示这一点。如果某个课程特意晚两周开始，请在改动学季之前先想到这一点。

需要先确定的其他规则

补课

补课是欠下的一节课，是否给予由俱乐部决定，而不是软件决定。先确定您的政策（补课额度的有效期，缺课是否可获得补课），并一次性设定默认有效期。补课额度可以在孩子的档案中或从其缺席的单次课中发放，并通过孩子的日历安排。

兄弟姐妹

为第二个孩子在百分比和固定金额之间做出选择，并记住它适用于除最贵的孩子之外的每个孩子，所以三个孩子可享受两次优惠。在家长添加第二个孩子之前，表单上就会向其说明这个优惠价，这样没有人是在享受之后才知道。

免责协议和文件

确定哪些文件是报名时勾选同意的条款，哪些是家长单独签署的 PDF。勾选框会记录所同意的版本。已签署的 PDF 则在孩子获得名额后再索取。Gympillar 会显示尚未完成的内容，但不会因缺少签名而拒绝孩子，因为它无法知道家长今天早上是否已在纸质文件上签了字。

月中加入

如果孩子在 10 号开始上课，您需要一个立场：收整月费用，只收剩余课次的费用，或者收整月费用并为已经错过的课次提供补课。这个设置是按每月日期划分的一组区间。设定一次，账单上就会写明采用了哪种方式。

需要先看一看的课程

对于竞技组或分级课程，您可能希望在提供名额之前先和家庭沟通。可以把课程设置为接受申请而不是预订：它问的信息少得多，在工作人员作出决定之前不分配名额，也不开账单。

开放报名前的检查清单

1. 每个课程都有真实的名额上限、教练、场地区域和价格。
2. 学季设有预订窗口，页面上写明了开放时间。
3. 您已选定保留时限，并知道如何确认电子转账。如果您仍在考虑家庭如何付款，请阅读按学期还是按月收费。
4. 您的条款和隐私政策已写好并启用。如果您给家庭发送的邮件不止与课程有关，请阅读 CASL 与俱乐部隐私；那只是背景知识，不是法律意见。
5. 您已亲自提交过一次测试报名，取消了它，并看着候补名单递补。
6. 如果您是从纸质或表格迁移过来，从电子表格迁移一文介绍了如何邀请现有家庭。

目前只有一家俱乐部在使用 Gympillar，所以我们更愿意为您演示一次测试报名，而不是引用数字。定价按学员人数计算；请见定价页面。如果您经营的是特定类型的俱乐部，体操、武术、舞蹈、啦啦队、游泳以及忍者与跑酷俱乐部的页面分别说明了课程、级别和学季在各类俱乐部中是如何建模的。美国的俱乐部还应阅读美国俱乐部的银行卡与 ACH 付款。