LCAP et vie privée pour un club qui écrit aux parents

Réponse rapide

Un courriel promotionnel aux parents exige un consentement, un expéditeur clair et un lien de désabonnement fonctionnel; les factures et les messages de cours au sujet de quelque chose que la famille a déjà acheté, en général pas. Le consentement est soit exprès (ils l’ont demandé), soit tacite (ils ont acheté chez vous récemment ou vous ont écrit récemment), et le consentement tacite expire. Les renseignements médicaux et d’urgence des enfants sont des renseignements personnels : ne recueillez donc que ce dont vous avez besoin, ne les montrez qu’aux personnes qui en ont besoin et protégez-les.

Ce texte offre de l’information générale rédigée par une entreprise de logiciels, et non un avis juridique. Comparez votre propre situation avec la loi, les lignes directrices publiées par les organismes de réglementation, ou consultez un avocat. Tout ce qui suit sur le logiciel décrit ce que Gympillar est conçu pour faire, et non une garantie que votre club est conforme.

Sur cette page

• Ce que la LCAP exige d’un courriel commercial
• Consentement exprès et consentement tacite
• Ce que fait la partie courriel de Gympillar à ce sujet
• Les messages texte sont plus stricts en pratique
• Renseignements sur les enfants et LPRPDE
• Pour aller plus loin
• Les questions des clubs

Ce que la LCAP exige d’un courriel commercial

La loi canadienne anti-pourriel, habituellement abrégée LCAP, couvre les messages électroniques commerciaux : un courriel ou un texto qui incite quelqu’un à participer à une activité commerciale. Une infolettre du type « la session de printemps commence lundi, voici l’horaire » en fait partie. Les bases publiées sont au nombre de trois, et un message doit toutes les respecter :

1. Le consentement de la personne à qui vous écrivez, avant l’envoi.
2. L’identification : qui envoie le message, une adresse postale et un moyen de vous joindre.
3. Un mécanisme de désabonnement qui fonctionne, est facile à utiliser et est respecté rapidement.

Le volet du consentement est celui où se prennent les vraies décisions; c’est donc l’essentiel de ce guide.

Consentement exprès et consentement tacite

Le consentement exprès signifie que la personne l’a activement demandé. Un parent coche une case sur votre formulaire d’inscription et confirme le courriel que vous lui renvoyez. Un parent signe une feuille papier à la réception disant qu’il veut votre infolettre. Le consentement exprès n’expire pas, mais la personne peut le retirer en tout temps.

Le consentement tacite est plus étroit et temporaire. Les deux situations sur lesquelles s’appuient la plupart des clubs sont une relation d’affaires existante et une demande de renseignements :

• Quelqu’un a acheté chez vous, ou a été inscrit chez vous, au cours des deux dernières années.
• Quelqu’un vous a posé une question sur vos cours au cours des six derniers mois.

Ces délais sont ceux communément publiés, et ils expliquent pourquoi une liste d’envoi composée de « tous ceux qui ont déjà rempli un formulaire » pose problème : une famille qui a inscrit un enfant il y a trois ans puis est partie n’est peut-être plus une adresse à laquelle envoyer une promotion en toute sécurité. L’habitude pratique est de noter, pour chaque adresse, comment vous connaissez la personne et la date.

Les factures et les messages de cours forment une autre catégorie

Un message au sujet de quelque chose qu’une famille a déjà acheté, comme une facture, un cours annulé ou un crédit de rattrapage, n’est généralement pas traité comme une promotion. Il doit tout de même être exact et identifier le club, mais il ne demande pas à quelqu’un de consentir à une infolettre.

Ce que fait la partie courriel de Gympillar à ce sujet

Gympillar comporte un espace de marketing par courriel pour la liste propre à un club : contacts, modèles, campagnes, automatisations et formulaires d’inscription placés sur votre site web. C’est une partie plus récente du produit; demandez donc lors d’une démo si elle est activée pour votre club et quelle est l’allocation mensuelle d’envois de votre forfait. Voici les éléments qui existent pour garder le consentement honnête :

• Chaque contact porte un fondement. Exprès, relation existante ou demande de renseignements est consigné par contact, avec la date à partir de laquelle il compte et, pour les importations, une note indiquant comment vous l’avez obtenu. L’expiration des fondements tacites court à partir de cette date, jamais du jour où vous avez téléversé la liste.
• Les familles sont ajoutées par balayage, avec une expiration. L’adresse d’un foyer est ajoutée selon le fondement de la relation existante, et le compte à rebours part de ce que la famille a acheté, et non simplement de sa présence au dossier. Un contact expiré n’est pas envoyable, et l’écran en indique la raison.
• Les inscriptions utilisent la double confirmation. Une personne qui s’inscrit par un formulaire n’est pas abonnée tant qu’elle n’a pas appuyé sur le bouton du courriel de confirmation. Cela la fait passer au consentement exprès. La page ne peut pas être rédigée pour dire « vous êtes abonné » avant cela, et un inconnu qui saisit l’adresse de quelqu’un d’autre ne peut pas l’abonner.
• Le bas de page est obligatoire, non facultatif. Chaque campagne comporte le nom du club, une adresse postale que vous saisissez vous-même (elle n’est jamais remplie en silence à partir de l’adresse de votre entreprise, qui est souvent celle du domicile de quelqu’un pour de nombreux petits clubs), la raison pour laquelle la personne le reçoit et le lien de désabonnement. Un modèle ne peut pas le retirer.
• Le désabonnement est respecté et survit au contact. Le lien du courriel fonctionne même après la suppression d’un contact, et le refus est conservé sous forme d’empreinte pour qu’une importation ou une synchronisation ultérieure ne puisse pas rajouter l’adresse. Seule la personne peut le lever. La page de désabonnement précise que les factures et les messages liés aux cours continuent.

Rien de tout cela ne détermine votre situation juridique. Cela signifie que la façon dont vous avez obtenu une adresse, et le moment, sont consignés plutôt que retenus de mémoire. Les importations fonctionnent de la même manière : vous indiquez la date et la façon dont la permission a été obtenue, et une permission dont le délai est déjà échu est refusée. Les outils d’inscription et de souscription sont l’endroit où la plupart de ces consentements sont recueillis pour la première fois.

Les messages texte sont plus stricts en pratique

Un numéro de téléphone n’est pas une permission d’envoyer des textos. Dans Gympillar, les textos sont désactivés pour tous les messages tant qu’un club ne les active pas, et le consentement d’un foyer est enregistré comme un moment précis (la case du formulaire d’inscription, ou le personnel qui consigne ce qu’un parent a dit) plutôt que comme un simple oui/non, parce que la date fait foi. Si un parent répond STOP, la demande est respectée par tous les clubs de la plateforme qui détiennent ce numéro, de sorte qu’il n’a pas à le répéter.

Renseignements sur les enfants et LPRPDE

La LPRPDE est la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et plusieurs provinces ont la leur. Ses principes publiés se résument ainsi : obtenir un consentement valable, ne recueillir que ce qui est nécessaire à une fin déterminée, protéger les renseignements, ne les conserver que le temps nécessaire et permettre aux gens de consulter et de corriger leurs propres renseignements. Pour un club, les données sensibles sont la date de naissance d’un enfant, ses allergies, ses notes médicales, ses contacts d’urgence et ses photos.

Qui voit quoi

Les rôles du personnel dans Gympillar sont propriétaire, administrateur et entraîneur. Un entraîneur voit les cours qu’il enseigne et les enfants inscrits à ces feuilles de présence, pas tous les enfants du club, parce qu’une liste de participants contient des notes médicales et des contacts d’urgence et qu’un entraîneur d’une salle n’a aucune raison d’avoir ceux d’une autre. Un gestionnaire peut aussi être limité à un seul immeuble. Les propriétaires et les administrateurs doivent utiliser un second facteur (une application d’authentification) pour se connecter; les entraîneurs en sont dispensés.

Demander moins, plus tôt

Un club qui veut parler à une famille avant de lui offrir une place n’a pas à recueillir d’abord un historique médical. Le formulaire d’inscription avec contact préalable demande qui est l’enfant et comment joindre le parent; les notes médicales, les contacts d’urgence et les décharges signées sont demandés plus tard, une fois que l’enfant a vraiment une place. Un club ne devrait pas détenir de renseignements de santé sur des enfants qui ne se sont jamais inscrits.

Photos et documents

La permission de publier un enfant sur votre site Web et la permission d’envoyer les photos d’un entraîneur aux autres familles du cours sont deux réponses distinctes, et un oui à l’une n’ouvre pas l’autre. Les photos de famille sont stockées de façon privée et remises par le compte de la famille, jamais par un lien public.

Accès et effacement

Les familles consultent leurs propres dossiers et corrigent leur numéro de téléphone et leur adresse depuis leur compte. Lorsqu’une famille demande la suppression de ses dossiers, un propriétaire ou un administrateur du club peut en faire la demande depuis la fiche de la famille : le foyer est désactivé immédiatement et l’effacement s’exécute après un délai de grâce de trente jours, pendant lequel il peut être annulé. Votre propre politique de confidentialité et vos conditions sont des documents que vous modifiez dans le créateur de site, et la plateforme en fournit une version de départ à adapter, que vous devriez faire réviser pour votre province.

Pour aller plus loin

Si vous écrivez encore aux parents à partir d’un tableur, quitter les tableurs explique quoi transférer et quoi laisser de côté. Pour la façon dont une famille s’inscrit au départ, consultez l’inscription aux cours et les listes d’attente, et la liste complète des guides contient le reste.