如何让您的俱乐部告别电子表格

本指南内容

1. 您要迁移的内容
2. 先收集什么
3. 需要重建什么
4. 家庭和孩子
5. 账单和付款
6. 第一周
7. 需要并行保留什么
8. 常见问题

先确定您究竟要迁移什么

俱乐部的电子表格通常同时装着五种东西：家庭名册、带时间的课程列表、出勤记录、谁已付款，以及只有一个人看得懂的备注列。它们的迁移方式各不相同，有些根本不该迁移。在动手使用软件之前，请把每个标签页或每一列归入三类之一：需要重建的设置、需要邀请的人，或者要留在身后的历史记录。

我们应当把边界说清楚。Gympillar 不提供从电子表格批量上传家庭、学员、课程或账单的功能。迁移一部分是重建，一部分是邀请。对于有几百个家庭的俱乐部来说，这通常没有听起来那么痛苦，因为大部分工作是决定那些您从未写下来过的事情。

先准备哪些资料

• 课程：名称、项目、场馆、场地区域、教练、日期、时间、学季日期、名额上限和价格。产品会拒绝让教练或场地区域重复预订的课程，因此藏在表格里的冲突会立刻暴露出来。
• 价格和条款：哪些按月收费，哪些按学期收费，有无报名费，兄弟姐妹优惠价，以及家庭有多长时间付款。
• 家庭：每个家庭一个清晰的联系人，使用他们真正会看的邮箱。邮箱将成为他们的登录名，所以一个拼写错误就会产生一个被收费却永远无法登录的家庭。邀请任何人之前，请先核对地址。
• 孩子：出生日期、过敏情况、医疗备注和紧急联系人。其中大部分最好向家长重新收集，而不是由您自己录入。
• 文件：保险公司提供的免责协议，以及您的条款和隐私政策。
• 级别：如果您给孩子分级，就是您的级别体系，无论是数字级别、腰带还是徽章。每种俱乐部都有初始级别体系，您可以编辑。
• 欠款和余额：一份简短的清单，列出在切换日期有欠款或有余额的家庭。

需要手动重建一次的内容

课程只需建立一次，就会自己生成单次课，所以重建课程表意味着每个课程只创建一次，而不是填满一本日历。可以复制一个课程来开始下一个课程，学季也可以以后顺延，这正是付出的努力得到回报的地方。请先从排课与名额容量工具开始，每个项目先录入一个课程，再做其余的，这样您能及早发现自己的命名问题。

价格按课程和选项设置。如果您不确定该按月还是按学期收费，请先参考按学期还是按月收费指南来确定，因为它会影响课程的设置方式。

家庭和孩子如何迁移过来

有三种方式，适合不同的家庭：

1. 邀请他们。把邮箱列表（每行一个家庭，可附电话号码）粘贴到邀请页面。在发送任何内容之前，它会显示找到了谁、哪些是您已有的、哪些已有有效链接，以及哪些行没有对应到任何人。邀请可以指定一个课程，这样链接会直接打开该课程的报名表，并预先勾选好选项。每个家庭自行报名，从而创建他们的账户、孩子和同意记录。短信邀请需要对这些号码勾选同意，而对一批号码勾选一次，比逐个家庭勾选要弱，所以请对自己坦诚。
2. 手动录入。对于通过电话沟通的祖父母，或没有智能手机的家庭，工作人员可以添加家庭并从课程页面为其报名。这是较慢的方式，只留给特殊情况。
3. 前台的二维码。邀请可以在屏幕上显示为二维码，供站在您面前的家长扫描。

这样做的结果是，家长自己输入的内容成为记录，这通常会纠正表格中的旧错误。代价是需要家长采取行动，而有些家长一段时间内不会行动。这正是下面的时间线要让旧系统继续开着的主要原因。

如果您在产品之外有一份邮件列表，为电子邮件营销导入联系人是另一项功能，有自己的同意规则。CASL 与俱乐部隐私介绍了相关原则；它不是法律意见。

账单、余额和付款

旧账单无法导入。为了干净地开始，请在表格里把旧账单收完，并从切换日期起开新账单。如果某个家庭确实欠您以前的款项，请开一张账单，用一条手动输入的行记录结转的余额；如果有人提前付了款，就把它记录为其账户上的额度。批量收费，例如向四十个家庭收取的比赛费用，可以一次操作开出单独的账单。

如果您的许多家庭用 Interac 电子转账付款，请在切换之前阅读 电子转账页面：没有人能主动扣取转账，因此月度账单会自动发出，但收款仍需家庭自己操作，入账通知则通过参考码匹配。银行卡付款基于 Stripe 构建，但尚未用于真实的线上付款，所以在您亲自测试之前，请保留备用方案。

现实的第一周

1. 第 1 天：注册，设置俱乐部的详细信息、场馆和时区。把您的课程和价格写在一页纸上。
2. 第 2 天：添加教练和项目，然后为每个项目建立一个课程。
3. 第 3 天：完成课程表，设置学季日期和预订窗口，并写好您的条款和隐私政策。
4. 第 4 天：以测试家庭的身份给自己报名，支付一张测试账单，为一次单次课做一次点名。
5. 第 5 天：整理家庭名单。修正地址，合并重复项，决定哪些家庭仍然活跃。
6. 第 6 天：邀请一个课程的家庭，例如周二的小组，观察哪些地方让他们困惑。
7. 第 7 天：修正第一批暴露出的问题，然后安排下一批小组。

接下来的两周，大部分时间是在等家长回应。预计会有拖延的人，请在学期开始前给重要的家庭打电话。

需要并行保留什么

• 出勤历史留在表格里。新的点名册从您在新系统中进行的第一节单次课开始。
• 旧收据和余额留在原处，直到每一笔结清或核销。
• 您当前的报名方式最多再并行开放一个重叠期。两个同时在用的入口意味着重复预订。
• 您信任的备注，比如孩子过去的受伤情况，应该重新录入孩子的档案，而不是丢在一边。

选定一个切换日期并告诉家庭。在这之后，新的报名和付款只在新系统中进行。家庭到来之前需要设置的规则，请见课程报名与候补名单。报名、开票和家庭门户部分列出了每个界面的功能。无论您经营哪种俱乐部，体操、武术、舞蹈、啦啦队、游泳以及忍者与跑酷的页面都介绍了相应的设置。美国俱乐部：请见美国俱乐部的银行卡与 ACH 付款。当前价格见定价页面。