Comment gérer l’inscription aux cours et une liste d’attente

Dans ce guide

1. Ce qu’est une place
2. Le formulaire d’inscription
3. Retenues de paiement
4. La liste d’attente
5. Saisons et fenêtres de réservation
6. Autres règles à établir
7. Une liste de vérification
8. Questions

Décidez ce qu’est une place avant d’ouvrir les inscriptions

Un club qui n’a jamais utilisé qu’une feuille d’inscription tend à voir la capacité comme un seul chiffre par cours : douze enfants, point final. Les horaires réels sont plus compliqués. Un groupe de compétition se réunit trois soirs, une famille peut en acheter deux, et un cours parent-enfant a un ratio fixé par votre assureur plutôt que par la taille de la salle. Avant de construire quoi que ce soit, notez pour chaque cours ce que signifie vraiment une place : quelles séances elle couvre, combien il y a de places, et ce qui arrive quand une famille veut moins de séances que le cours n’en offre.

Dans Gympillar, un cours est créé une seule fois, avec son programme, son immeuble, sa surface, son entraîneur, ses jours, ses heures, sa saison et son prix, et les séances en sont générées. La capacité est suivie par cours, et le nombre de places qu’un parent voit sur votre site est le nombre qui existe vraiment, pas un chiffre que quelqu’un a mis à jour à la main mardi dernier. Le planificateur refuse aussi d’enregistrer un cours qui place un entraîneur ou une surface en double réservation, un problème que vous découvririez autrement quand deux groupes arrivent pour le même trampoline. Les détails se trouvent dans la section planification et capacité de la page des fonctionnalités.

Placez le formulaire d’inscription sur votre propre site

Les familles devraient s’inscrire depuis le site Web du club, dans l’apparence du club, et non par une page de marché tierce portant le nom de quelqu’un d’autre. Gympillar crée un site public pour chaque club, et le formulaire d’inscription en est une page. Un parent choisit un cours, ajoute un ou plusieurs enfants, accepte vos conditions et soumet le formulaire. Une seule soumission crée la fiche de la famille (si ce courriel est nouveau pour vous), une fiche pour chaque enfant, une inscription ou une place en liste d’attente, une facture et un registre de consentement horodaté avec la version exacte des conditions affichées à l’écran.

S’inscrire crée aussi le compte du parent, il n’y a donc pas d’ouverture de compte distincte. Un foyer qui a deux enfants dans deux cours différents s’inscrit deux fois, une fois par cours, parce qu’un cours détermine le formulaire, les décharges et la grille de prix qui s’appliquent. Notre section sur l’inscription en explique le fonctionnement; ce qu’il faut retenir ici, c’est que le formulaire est l’unique porte d’entrée, et que le personnel utilise la même.

Retenues : comment une inscription impayée cesse de bloquer un cours

L’échec que tout club connaît, c’est la famille qui s’inscrit le dimanche soir, dit qu’elle fera un virement Interac le lendemain matin et garde une place pendant deux semaines pendant qu’une famille motivée est refusée. La solution est une retenue de paiement assortie d’une expiration. Quand une inscription est prise, la place est retenue; si la facture n’est pas payée dans le délai de retenue du club, la place est libérée et la famille suivante peut l’obtenir. Le délai est au choix du club (quarante-huit heures par défaut) et devrait être un chiffre réfléchi : assez long pour qu’un virement soit envoyé et rapproché, assez court pour qu’un cours populaire ne reste pas à moitié vide.

Deux précisions. Un foyer dont le personnel a enregistré un paiement sur la facture est considéré comme confirmé plutôt que libéré, parce qu’une personne du club a pris cette décision. Et une famille est avertie avant que la place soit perdue : une courte série de rappels fait le compte à rebours jusqu’à la fin de la retenue, de sorte que perdre une place n’est pas la première nouvelle qu’elle en a. Si vous acceptez le virement Interac, lisez comment fonctionne le rapprochement avant de fixer le délai, car le dépôt doit être rapproché avant que la retenue soit jugée payée. Les paiements par carte reposent sur Stripe, mais nous n’avons pas encore traité de paiement par carte réel en production; demandez où nous en sommes lors d’une démo plutôt que de le présumer.

Comment la liste d’attente devrait fonctionner

Un cours complet prend une place en liste d’attente au lieu de refuser la famille, et le formulaire le dit. Les règles utiles sont modestes :

• Expliquez le fonctionnement de la file. Les familles acceptent une file qu’elles comprennent; affichez donc la règle sur la page.
• La promotion devrait être automatique et visible. Quand une place se libère, la famille suivante est promue, avisée par courriel et reçoit une place retenue avec une expiration. Un enfant qui entre en est vraiment informé.
• L’offre expire. Si la famille n’agit pas, la place passe à la suivante, de sorte qu’un courriel sans réponse ne peut pas bloquer la liste.
• Le personnel voit la file. La page du cours indique qui est inscrit, qui retient une place et qui attend.

Une place en liste d’attente n’est pas une place : aucune facture d’inscription n’est émise et aucun document n’est demandé tant que l’enfant n’est pas vraiment admis, ce qui évite de facturer des familles pour un cours qu’elles n’ont pas.

Les saisons et la fenêtre de réservation

Une saison comme l’automne 2026 comporte deux dates distinctes : le moment où les cours se tiennent et la fenêtre pendant laquelle les familles peuvent réserver. Un club qui annonce septembre en juin n’a pas à publier un horaire vide. Une saison annoncée mais pas encore ouverte est affichée avec la date d’ouverture des inscriptions et la date du premier cours, sans bouton d’inscription, de sorte que la page correspond à ce que le formulaire acceptera. La fermeture des inscriptions d’une saison laisse ses cours affichés sans bouton, ce qui convient à une saison terminée.

Déplacer les dates d’une saison déplace ses cours, et le formulaire vous le dit avant l’enregistrement. Si un cours commence volontairement deux semaines plus tard, sachez-le avant de modifier la saison autour de lui.

Les autres règles à établir d’abord

Cours de rattrapage

Un cours de rattrapage est une leçon due, et c’est au club, pas au logiciel, de décider d’en accorder un. Fixez votre politique (combien de temps un crédit reste valide, si un cours manqué en donne un) et réglez une fois la durée de validité par défaut. Les crédits sont accordés sur la fiche de l’enfant ou depuis la séance manquée, et placés à partir du calendrier de l’enfant.

Fratries

Choisissez entre un pourcentage et un montant fixe pour le deuxième enfant, et rappelez-vous qu’il s’applique à chaque enfant sauf le plus cher, de sorte que trois enfants obtiennent deux rabais. Le tarif est décrit aux parents sur le formulaire avant qu’ils ajoutent un deuxième enfant, pour que personne ne l’apprenne seulement après en avoir bénéficié.

Décharges et documents

Décidez quels documents sont des conditions à cocher acceptées à l’inscription et lesquels sont des PDF que le parent signe séparément. La case cochée enregistre la version acceptée. Un PDF signé est demandé une fois que l’enfant a une place. Gympillar affiche ce qui est en suspens, mais ne refuse pas un enfant faute de signature, car il ne peut pas savoir qu’un parent a signé sur papier ce matin.

Se joindre en cours de mois

Si un enfant commence le 10, il vous faut une position : facturer le mois, facturer seulement les leçons restantes, ou facturer le mois et accorder des cours de rattrapage pour les leçons déjà passées. Le réglage est une échelle de tranches selon le jour du mois. Décidez-le une fois et la facture indique quelle réponse s’est appliquée.

Les cours qui exigent un premier regard

Pour une équipe ou un cours par niveaux, vous voudrez peut-être parler à la famille avant d’offrir une place. Un cours peut être réglé pour recevoir une demande au lieu d’une réservation : il demande beaucoup moins, n’attribue aucune place et n’émet aucune facture avant la décision du personnel.

Une liste de vérification avant d’ouvrir les inscriptions

1. Chaque cours a une vraie capacité, un entraîneur, une surface et un prix.
2. La saison a une fenêtre de réservation et la page indique quand elle ouvre.
3. Vous avez choisi un délai de retenue et savez comment vous confirmerez les virements Interac. Si vous hésitez encore sur la façon dont les familles paient, lisez tarification par session ou par mois.
4. Vos conditions et votre politique de confidentialité sont rédigées et activées. Si vous écrivez aux familles à propos d’autre chose que leurs cours, lisez LCAP et confidentialité pour les clubs; il s’agit d’information générale, pas de conseils juridiques.
5. Vous avez fait vous-même une inscription test, l’avez annulée et avez vu la liste d’attente promouvoir.
6. Si vous venez du papier ou des tableurs, quitter les tableurs explique comment inviter les familles existantes.

Gympillar est utilisé par un seul club aujourd’hui; nous préférons donc vous montrer une inscription test plutôt que de citer des chiffres. Les prix dépendent du nombre de athlètes; consultez la page des prix. Si vous dirigez un type de club en particulier, les pages sur la gymnastique, les arts martiaux, la danse, le cheerleading, la natation et le ninja et parkour expliquent comment les cours, les niveaux et les saisons y sont modélisés. Les clubs américains devraient aussi lire paiements par carte et ACH pour les clubs américains.