Comment quitter les tableurs pour votre club

Dans ce guide

1. Ce que vous transférez
2. Quoi rassembler
3. Ce que vous reconstruisez
4. Familles et enfants
5. Factures et paiements
6. Une première semaine
7. Quoi garder en parallèle
8. Questions

Décidez ce que vous transférez vraiment

Un tableur de club contient généralement cinq choses à la fois : une liste de familles, une liste de cours avec leurs heures, des marques de présence, qui a payé, et une colonne de notes que seule une personne comprend. Elles ne se transfèrent pas toutes de la même façon, et certaines ne devraient pas l’être du tout. Avant de toucher au logiciel, classez chaque onglet ou colonne dans l’une de trois catégories : la configuration que vous reconstruirez, les personnes que vous inviterez ou l’historique que vous laisserez derrière.

Soyons clairs sur la limite. Gympillar n’offre pas de téléversement en bloc de familles, de athlètes, de cours ou de factures à partir d’un tableur. La migration est en partie une reconstruction et en partie une invitation. Pour un club de quelques centaines de familles, c’est généralement moins pénible qu’il n’y paraît, parce que l’essentiel du travail consiste à décider de choses que vous n’avez jamais mises par écrit.

Quoi rassembler d’abord

• Cours : nom, programme, immeuble, surface, entraîneur, jours, heures, dates de la saison, capacité et prix. Le produit refuse un cours qui place un entraîneur ou une surface en double réservation; les conflits cachés dans le tableur ressortent donc tout de suite.
• Prix et modalités : ce qui est facturé au mois, ce qui l’est par session, les frais d’inscription éventuels, le tarif de fratrie et le délai dont dispose une famille pour payer.
• Familles : un contact propre par foyer, avec le courriel qu’il lit vraiment. Le courriel devient son identifiant de connexion; une faute de frappe crée donc un foyer qui est facturé mais ne peut jamais se connecter. Vérifiez les adresses avant d’inviter qui que ce soit.
• Enfants : dates de naissance, allergies, notes médicales et contacts d’urgence. Il vaut mieux, pour la plupart, les recueillir de nouveau auprès du parent que les saisir vous-même.
• Documents : la décharge fournie par votre assureur, plus vos conditions et votre politique de confidentialité.
• Niveaux : si vous évaluez les enfants, votre échelle, qu’il s’agisse de niveaux numérotés, de ceintures ou d’insignes. Des échelles de départ existent pour chaque type de club, et vous les modifiez.
• Sommes dues et à devoir : une courte liste des foyers ayant un solde ou un crédit à la date de bascule.

Ce que vous reconstruisez à la main, une seule fois

Les cours sont créés une fois et génèrent leurs propres séances; reconstruire un horaire consiste donc à créer chaque cours une seule fois plutôt qu’à remplir un calendrier. Un cours peut être copié pour créer le suivant, et une saison peut être reportée plus tard, ce qui est là où l’effort est rentabilisé. Commencez par les outils de planification et de capacité et saisissez un cours de chaque programme avant de faire le reste, afin de repérer tôt vos propres problèmes de nomenclature.

Les prix sont fixés par cours et par option. Si vous hésitez entre facturer au mois ou par session, réglez d’abord cette question avec le guide tarification par session ou par mois, car elle change la façon de configurer les cours.

Comment les familles et les enfants sont transférés

Il existe trois voies, qui conviennent à des familles différentes :

1. Les inviter. Collez une liste de courriels (un foyer par ligne, avec un numéro de téléphone en option) dans l’écran d’invitation. Il montre qui il a trouvé, lesquels vous avez déjà, lesquels ont déjà un lien actif et quelles lignes ne correspondent à personne, avant que quoi que ce soit soit envoyé. L’invitation peut nommer un cours pour que le lien mène au formulaire d’inscription de ce cours avec des choix cochés. Chaque foyer s’inscrit lui-même, ce qui crée son compte, ses enfants et le registre de consentement. Les invitations par texto exigent une case de consentement pour les numéros, et une seule case pour tout un lot est plus faible qu’une par foyer; soyez donc honnête avec vous-même à ce sujet.
2. Les saisir à la main. Pour le grand-parent au téléphone ou la famille sans téléphone intelligent, le personnel peut ajouter une famille et l’inscrire depuis la page du cours. C’est la voie lente; gardez-la pour les exceptions.
3. Un code QR au comptoir. Une invitation peut être affichée sous forme de code à l’écran pour un parent qui se tient devant vous.

La conséquence est que la saisie du parent devient le dossier, ce qui corrige habituellement les anciennes erreurs du tableur. Le coût est que les parents doivent agir, et certains ne le feront pas avant un moment. C’est la principale raison pour laquelle le calendrier ci-dessous garde l’ancien système ouvert.

Si vous avez une liste d’envoi en dehors du produit, importer des contacts pour le marketing par courriel est une autre fonctionnalité, avec ses propres règles de consentement. LCAP et confidentialité pour les clubs en présente les principes; il ne s’agit pas de conseils juridiques.

Factures, soldes et paiements

Il n’y a pas d’importation des anciennes factures. Pour un départ propre, finissez de percevoir les factures du tableur sur place et émettez-en de nouvelles à partir de la date de bascule. Si un foyer vous doit vraiment de l’argent d’avant, émettez une facture avec une ligne tapée pour le solde reporté, et si quelqu’un a payé d’avance, enregistrez-le comme crédit sur son compte. Une charge collective, comme des frais de compétition pour quarante familles, peut être émise en une seule action sous forme de factures distinctes.

Si beaucoup de vos familles paient par virement Interac, lisez la page sur le virement Interac avant de basculer : personne ne peut tirer un virement, de sorte que les factures mensuelles sont envoyées automatiquement mais que le paiement reste une démarche de la famille, et les avis de dépôt sont rapprochés par code de référence. Les paiements par carte reposent sur Stripe, mais n’ont pas encore servi à un paiement réel en production; gardez donc une solution de rechange jusqu’à ce que vous en ayez testé un vous-même.

Une première semaine réaliste

1. Jour 1 : inscrivez-vous, réglez les coordonnées du club, les immeubles et le fuseau horaire. Notez vos cours et vos prix sur une seule page.
2. Jour 2 : ajoutez vos entraîneurs et vos programmes, puis créez un cours par programme.
3. Jour 3 : terminez l’horaire, réglez les dates de la saison et la fenêtre de réservation, et rédigez vos conditions et votre politique de confidentialité.
4. Jour 4 : inscrivez-vous vous-même comme famille test, payez une facture test, faites une feuille de présence pour une séance.
5. Jour 5 : nettoyez la liste des familles. Corrigez les adresses, fusionnez les doublons, décidez quels foyers sont actifs.
6. Jour 6 : invitez les familles d’un seul cours, comme le groupe du mardi, et observez ce qui les déroute.
7. Jour 7 : corrigez ce que le premier lot a révélé, puis mettez en file les groupes suivants.

L’essentiel des deux semaines suivantes consiste à attendre la réponse des parents. Attendez-vous à des retardataires, et téléphonez à ceux qui comptent avant le début d’une session.

Quoi garder en parallèle

• L’historique de présence reste dans le tableur. Une nouvelle feuille de présence commence à la première séance que vous tenez dans le nouveau système.
• Les anciens reçus et soldes restent où ils sont jusqu’à ce que chacun soit réglé ou radié.
• Votre méthode d’inscription actuelle reste ouverte pour une seule période de chevauchement tout au plus. Deux portes d’entrée actives signifient des doubles réservations.
• Les notes auxquelles vous vous fiez au sujet d’un enfant, comme une blessure passée, devraient être saisies de nouveau sur la fiche de l’enfant plutôt qu’abandonnées.

Choisissez une seule date de bascule et annoncez-la aux familles. Après cette date, les nouvelles inscriptions et les paiements se font uniquement dans le nouveau système. Consultez l’inscription aux cours et les listes d’attente pour les règles à établir avant l’arrivée des familles. Les sections inscription, facturation et portail des familles décrivent ce que fait chaque écran. Quel que soit votre type de club, les pages sur la gymnastique, les arts martiaux, la danse, le cheerleading, la natation et le ninja et parkour décrivent la configuration. Clubs américains : consultez paiements par carte et ACH pour les clubs américains. Les prix actuels sont sur la page des prix.