Politique de confidentialité

Si vous êtes parent, commencez ici

Gympillar est le logiciel qu’utilise votre club. L’inscription de votre enfant, ses notes médicales et vos paiements ont été remis au club, et c’est lui qui décide de ce qu’il recueille et de la durée de conservation. Nous détenons ces renseignements pour son compte et suivons ses instructions.

Si vous voulez donc consulter, corriger ou supprimer ce qui est détenu sur votre famille, adressez-vous d’abord à votre club : il peut agir tout de suite, et nous devrions de toute façon lui renvoyer la demande. S’il ne répond pas, écrivez-nous au moyen de notre formulaire de contact et nous vous aiderons à le joindre.

Les deux rôles que nous jouons

C’est important, car cela détermine à qui vous adresser selon la demande.

Pour le compte d’un club lui-même — le personnel qui se connecte, la facturation du club et toute personne qui nous écrit par ce site Web — nous décidons de ce qui est recueilli et pourquoi. Cette partie de la politique est la nôtre.
Pour les familles et les athlètes inscrits auprès d’un club — nous sommes un fournisseur de services. Le club décide; nous traitons les renseignements selon ses instructions afin d’exploiter le service pour lui.

Ce que nous recueillons

Auprès du personnel du club

Nom, adresse courriel, rôle que vous occupez, ainsi que votre secret d’authentification à deux facteurs et vos codes de récupération, qui sont stockés chiffrés. Les mots de passe sont stockés sous forme de hachages irréversibles : nous ne pouvons ni les lire ni vous les récupérer.

Si vous utilisez Spot, l’assistant intégré à l’interface d’administration, nous conservons ce que vous lui avez écrit, ainsi que le nombre de requêtes et leur coût. Une question est conservée 90 jours, ou 7 jours pour un entraîneur, puis supprimée. Les gens écrivent des noms de famille dans cette zone sans y penser; écrivez donc ce que vous seriez à l’aise de voir conservé. Les boutons Générer à côté des champs de formulaire ne conservent que le nombre de requêtes et leur coût.

Auprès des familles, pour le compte du club

Noms, adresses courriel et numéros de téléphone des tuteurs; noms, dates de naissance et personnes-ressources en cas d’urgence des athlètes; et — lorsque le club le demande — renseignements médicaux et allergies d’un enfant, qui sont sensibles et traités comme tels. Aussi les inscriptions, la présence, les factures, les paiements et les décharges de responsabilité acceptées, y compris la version exacte acceptée et le moment.

Nous ne recueillons rien de cela directement auprès des enfants. Cela provient d’un parent ou d’un tuteur qui inscrit l’enfant, ou du personnel du club qui le saisit.

Paiements

Nous ne voyons ni ne stockons jamais de numéros de carte. Les données de carte vont directement à Stripe. Nous conservons ce que Stripe nous communique sur un paiement : un montant, un statut, les quatre derniers chiffres et un identifiant. Lorsqu’un club utilise le rapprochement des virements Interac, nous stockons les courriels d’avis de dépôt qu’il nous transmet, y compris le message brut, afin qu’une association ratée puisse être examinée et corrigée plus tard.

Automatiquement

Des journaux de serveur contenant l’adresse IP, le navigateur et les pages demandées, conservés pour la sécurité et le dépannage. Des registres des messages que nous envoyons pour le compte d’un club : destinataire, objet, adresse d’expédition et statut (envoyé, ignoré ou échoué).

Deux balises, sur ce site Web seulement. Les pages de présentation de gympillar.com comportent Google Analytics, qui nous indique quelles pages sont lues et d’où viennent les visiteurs, et le pixel Meta, qui nous indique si les personnes qui ont vu nos annonces sur Facebook ou Instagram ont ensuite visité le site, consulté nos prix, demandé ou réservé une démo, ou ouvert un compte de club. Les balises ne lisent pas ce qui est saisi dans nos formulaires : elles signalent que l’une de ces actions a eu lieu, jamais le nom, le courriel ni le numéro de téléphone figurant dans la demande. La seule page de l’application qui les contient est celle où un propriétaire de club crée un club, et seulement une fois le club créé, afin de compter qu’une inscription a eu lieu. Aucune des deux n’est chargée ailleurs dans l’application : ni dans le reste de l’interface d’administration, ni sur le site d’un club, ni sur les pages où une famille se connecte, paie ou signe un document. Les seuls témoins que le service dépose lui-même sont ceux qui maintiennent votre connexion et protègent les formulaires contre la falsification de requêtes intersites; les balises de Google et de Meta déposent les leurs sur ces pages de présentation. Il n’y a pas de bandeau de témoins; si vous préférez ne pas être compté, un bloqueur de contenu empêche les deux balises de fonctionner, et rien sur le site n’en dépend.

Votre position approximative, sur ce site Web seulement. Lorsque vous ouvrez une page de gympillar.com, notre propre serveur cherche la ville et le pays approximatifs de votre adresse IP afin que la page soit rédigée en fonction de l’endroit où vous êtes : prix en dollars américains et modes de paiement américains pour un visiteur aux États-Unis, ou votre ville dans un exemple. Votre navigateur n’est jamais invité à communiquer votre position. La recherche s’effectue sur notre serveur, à partir d’une base de données que nous détenons; votre adresse n’est transmise à personne d’autre à cette fin, et ni l’adresse ni le résultat ne sont stockés. Le résultat peut être erroné (un réseau de téléphonie mobile ou un RPV situe souvent les gens à une ville ou à un pays de distance), et le choix d’une devise sur la page des prix l’emporte. Géolocalisation IP par DB-IP, utilisée sous licence CC BY 4.0.

Pourquoi nous l’utilisons

Pour exploiter le service qu’un club paie : ses cours, ses feuilles de présence, ses factures et son site Web
Pour envoyer les messages qu’un club nous demande d’envoyer à ses familles, sous le nom de ce club
Pour répondre à une question ou rédiger un texte lorsque le personnel d’un club interroge l’assistant ou appuie sur un bouton Générer
Pour percevoir le paiement de l’abonnement d’un club
Pour assurer la sécurité des comptes, enquêter sur les abus et respecter nos obligations légales
Pour vous aider lorsque vous nous écrivez

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, nous ne les partageons pas à des fins publicitaires et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’apprentissage automatique.

Qui d’autre les traite

Voici les fournisseurs qui traitent des renseignements personnels pour nous afin que le service fonctionne. Chacun est tenu de ne les utiliser qu’à cette fin.

Hetzner Online GmbH — hébergement de l’application et de sa base de données (États-Unis)
Stripe — paiements par carte et abonnements des clubs (États-Unis, Irlande)
Resend — envoi de courriels (États-Unis)
Twilio — envoi de textos, lorsqu’un club les a activés (États-Unis)
JagCall — téléphonie pour les clubs dotés de leur propre numéro (Canada)
Google — recherche d’adresse pendant la saisie d’une adresse, et Google Analytics sur les pages de présentation de gympillar.com (États-Unis)
Meta Platforms — le pixel Meta sur les pages de présentation de gympillar.com, pour mesurer notre propre publicité (États-Unis, Irlande)
Google (API Gemini) — un service d’IA qui répond ou rédige lorsque le personnel d’un club utilise l’assistant ou un bouton Générer, et qui dessine l’image de la photo de couverture d’un programme (États-Unis)
Anthropic (API Claude) — l’autre service d’IA pouvant répondre ou rédiger de la même façon; il ne dessine pas d’images (États-Unis)
Cloudflare — DNS et émission de certificats pour les domaines personnalisés (États-Unis)
FolioSign — signature électronique, lorsqu’un club téléverse des documents à signer (Canada)

Les deux services d’IA fonctionnent différemment des autres; voici donc exactement ce qu’ils reçoivent. Rien ne leur est envoyé à moins qu’un membre du personnel d’un club pose une question à l’assistant ou appuie sur un bouton Générer, et seul ce qui est nécessaire pour produire la réponse ou le texte demandé est transmis. Il s’agit des mots saisis et, lorsque la question porte sur les dossiers du club, des dossiers du club que la personne a le droit d’ouvrir : cours et programmes, factures et paiements, et, pour les familles qu’elle peut voir, les noms, adresses courriel et numéros de téléphone des parents, les noms et dates de naissance des enfants, les places qu’ils détiennent et ce qui leur a été facturé. Les renseignements médicaux et les allergies d’un enfant, ses personnes-ressources en cas d’urgence et son numéro de carte d’assurance maladie ne sont jamais transmis, et l’assistant d’un entraîneur n’a accès ni à l’argent ni aux cours des autres entraîneurs. Le bouton d’image envoie le nom d’un programme, sa discipline, les âges et les notes saisies dans le formulaire.

Nous n’utilisons ces services que pour répondre à la personne qui a posé la question, et nous ne leur envoyons rien à aucune autre fin. Rien de ce que fait une famille n’entraîne l’envoi de ses renseignements à l’un ou l’autre, et le personnel d’un club peut utiliser tout le produit sans jamais utiliser l’assistant.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige, ou pour établir ou défendre un droit en justice.

Où c’est stocké, et ce que cela signifie

Gympillar est conçu et exploité au Canada, et les serveurs sur lesquels il fonctionne se trouvent aux États-Unis. Les données de votre club et celles de vos familles y sont stockées et traitées, et certains des fournisseurs mentionnés plus haut s’y trouvent aussi.

Nous vous le disons franchement, car cela a une conséquence : tant que des renseignements se trouvent dans un autre pays, ils sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses tribunaux et à ses forces de l’ordre selon leurs procédures légales, malgré les protections qui s’appliquent au Canada. La loi canadienne sur la protection des renseignements personnels le permet et exige que vous en soyez informé, ce qui est l’objet de cette section.

Combien de temps nous les conservons

Aussi longtemps que le compte du club est ouvert, puisque c’est ce pour quoi le club les utilise. Après la fermeture d’un compte, nous conservons les dossiers du club pendant 90 jours afin qu’ils puissent être exportés, puis nous les supprimons.

Deux choses y survivent. Les dossiers financiers sont conservés aussi longtemps que la législation fiscale l’exige. Les enregistrements montrant que quelqu’un nous a demandé de cesser de lui envoyer des textos sont conservés indéfiniment, car la seule façon de respecter un désabonnement de façon permanente est de s’en souvenir.

Comment c’est protégé

Tout transite par HTTPS, et la base de données se trouve sur un réseau privé
L’authentification à deux facteurs est obligatoire pour chaque propriétaire et administrateur de club
Les jetons d’accès, les secrets d’intégration et les secrets d’authentification à deux facteurs sont chiffrés au repos
Chaque requête est limitée à un seul club, de sorte qu’un club ne peut pas lire les familles d’un autre
Un membre du personnel ne voit que ce que son rôle permet : un entraîneur ne voit que les cours qu’il donne, pas tous les enfants du club

Aucun système n’est parfait. Si une atteinte vous touche et crée un risque réel de préjudice grave, nous vous en aviserons, ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme la loi l’exige.

Vos droits

Vous pouvez nous demander une copie de ce que nous détenons à votre sujet, nous demander de le corriger, de le supprimer, ou retirer un consentement que vous avez donné. Adressez-vous à nous au moyen de notre formulaire de contact. Nous répondrons dans les 30 jours.

Si votre demande concerne une famille inscrite auprès d’un club, consultez la première section : la décision appartient au club, et nous vous mettrons en contact avec lui.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité une question de confidentialité, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou du commissaire de votre province.

Modifications

Si nous modifions cette politique de façon importante, nous écrirons à l’adresse courriel de chaque compte de club et mettrons à jour la date en haut de cette page.

Nous joindre

Clickwebstudio Technologies Inc. Les questions sur la confidentialité passent par notre formulaire de contact.