Tous les outils de votre club, au même endroit.

Programmes, saisons et cours

Un cours, c’est un programme, un bâtiment, une salle, un entraîneur, un jour et une heure. Gympillar établit chaque séance qu’il tient pour toute la saison.

• Des saisons avec leurs propres dates; déplacer une saison déplace ses cours avec elle
• Tarifé au mois ou à la session, en leçons ou en heures par semaine
• Vendez un, deux ou trois jours par semaine d’un même cours, et laissez les familles choisir les jours
• Préparez un cours en brouillon avant qu’il paraisse sur votre site
• Annulez une seule date, et les familles concernées sont avisées

Aucun conflit enregistré. Un cours qui réserve deux fois un entraîneur ou une salle est refusé, après vérification de l’horaire tel qu’il serait une fois enregistré.

Lieux et salles

Un seul compte pour chaque bâtiment où vous enseignez, avec les salles de chacun.

• Des salles par bâtiment, pour que deux cours ne partagent jamais un plancher
• Chaque bâtiment à sa propre heure
• Un gestionnaire peut être limité aux cours et aux familles d’un seul bâtiment
• Consultez un seul bâtiment dans l’administration, ou tous

Cours à la carte et cours privés

Vendez une seule leçon datée, ou les heures qu’un entraîneur a de libres.

• Un prix à la carte par cours, qui n’offre que les dates où il reste de la place
• Les entraîneurs publient les heures où ils donnent des cours privés et semi-privés
• Les familles réservent et paient depuis leur compte ou l’application
• Votre règle d’annulation, du non-remboursement au crédit au compte

Location de salles

Louez une salle, ou tout le gym, à un groupe externe.

• Un calendrier avec une ligne pour chaque salle
• Une demande ne bloque rien tant que vous ne l’approuvez pas
• Les cours, les fêtes et les leçons sont vérifiés par rapport à chaque location, et inversement

Inscription en ligne

Les parents s’inscrivent depuis votre site Web, sur un téléphone, en quelques étapes. L’inscription crée leur compte famille.

• Plusieurs enfants d’un coup, chacun dans un cours différent au besoin
• Les jours, l’option et le mode de paiement, tarifés selon leur choix
• Une courte demande d’évaluation pour les cours où vous rencontrez d’abord l’enfant
• Un parent déjà connecté n’a pas à se présenter de nouveau
• Vos décharges de responsabilité acceptées dans le formulaire

Deux parents, une dernière place. Les places sont attribuées une à la fois sous verrou, donc la dernière ne peut pas être vendue deux fois.

Listes d’attente et places retenues

Un cours complet met en liste d’attente au lieu de refuser.

• La famille suivante est promue et reçoit un courriel quand une place se libère
• Une place non payée est retenue aussi longtemps que vous le décidez, avec un compte à rebours sur l’écran de la famille
• Deux rappels avant l’expiration d’une réservation, et un avis si la place est libérée
• Remettez une place libérée sur le même dossier en un clic

Inviter vos familles

Faites passer les familles que vous avez déjà, sans les saisir une à une.

• Invitez par courriel, par texto ou avec un code QR au comptoir
• Collez toute une liste, relisez-la, puis envoyez
• Envoyez-les directement à un cours, avec les jours et l’option déjà cochés
• Un rappel au troisième jour et au cinquième, puis c’est tout
• Voyez qui a suivi le lien et qui s’est inscrit

Votre formulaire d’inscription

Les questions posées aux familles, c’est vous qui les formulez et les ordonnez.

• Renommez, réordonnez ou désactivez les questions intégrées
• Ajoutez les vôtres : oui ou non, un choix, une date, un numéro de téléphone
• Modifiez à côté d’un aperçu en direct du vrai formulaire
• Un outil « quel cours convient à mon enfant ? », avec vos propres questions

Factures

Facturez une famille, ou le même frais à quarante familles, en factures distinctes, en un clic.

• Toutes les factures d’une saison préparées à l’inscription, chacune envoyée le jour de votre choix
• Tarification à la session ou au mois, et une famille peut changer à partir d’une session ultérieure
• Taxe enregistrée ligne par ligne, pour qu’un changement de taux ne réécrive jamais une facture
• Un PDF de chaque facture, et l’historique de tout ce qui lui est arrivé
• Articles enregistrés pour ce que vous facturez souvent : inscriptions, maillots, frais de retard

Chaque montant est conservé en cents entiers. Une facture de 320,00 $ ne peut jamais s’enregistrer à 319,999… $ et apparaître impayée pour une famille qui a payé en entier.

Paiements par carte et par banque

Les familles paient en ligne, ou enregistrent une fois une carte ou un compte bancaire, et chaque facture est perçue à son échéance.

• Carte, et débit préautorisédébit bancaire ACH, par Stripe
• Avis avant chaque prélèvement, et les familles peuvent le désactiver elles-mêmes
• Fractionnez une facture en versements aux dates convenues
• Une carte refusée est réessayée, et vous en êtes informé chaque fois
• Refilez les frais de carte aux familles, ou absorbez-les

Rapprochement des virements Interac

Gympillar lit les courriels de dépôt de votre banque et associe chaque virement à la facture qu’il paie. Tout ce qui n’est pas certain est soumis à une personne.

• Une famille qui dit avoir envoyé le virement alors que rien n’est arrivé est relancée une seule fois
• Leur place confirmée dès que l’argent est associé

Jamais associé sur le seul montant. Deux familles qui paient 320 $ le jour des inscriptions seraient confondues. Comment fonctionne le rapprochement des virements Interac.

Rabais et crédit

Les rabais qu’un club accorde, appliqués sans que personne ait à s’en souvenir.

• Un tarif pour le deuxième enfant, appliqué et réappliqué selon l’évolution du ménage
• Codes promotionnels avec limites, dates et programmes
• Un rabais permanent pour un ménage, sur chaque facture jusqu’à ce que vous y mettiez fin
• Crédit au compte, utilisé sur la prochaine facture
• Des frais d’inscription facturés une fois par saison pour chaque enfant

Relancer les montants dus

Des rappels selon votre calendrier, et jamais un rappel qui ne devrait pas partir.

• Rappels de retard aux jours de votre choix, ou aucun
• Une famille qui paie selon un plan convenu n’est jamais relancée
• Chaque rappel inscrit dans l’historique de la facture
• Vous êtes avisé quand une facture concerne une place qui n’existe plus, au lieu de la relancer

Le compte famille

Sur votre propre site Web. L’inscription d’un enfant le crée.

• Cours, horaire, factures, paiements et documents au même endroit
• Un deuxième parent a sa propre connexion
• Connexion en deux étapes facultative
• Demander de changer de cours ou de le quitter sans appel téléphonique
• Personne au club ne voit ni ne saisit jamais le mot de passe d’une famille

L’appli Gympillar

Pour les parents, sur iPhone et Android.

• L’horaire, les factures, les messages et les documents
• Réserver des cours privés et les payer
• Connexion par Face ID ou par empreinte digitale
• Une notification quand le club écrit

Messagerie

Une conversation par famille, dans leur compte et par courriel.

• La réponse par courriel d’une famille retombe dans la conversation
• Messages groupés à un cours, une saison, un bâtiment, ou à tous ceux qui doivent de l’argent
• Voyez qui le recevra, et qui ne le pourra pas, avant d’envoyer
• Des notes sur une famille que seul le personnel peut voir
• Votre propre formulation pour les courriels envoyés par le système

Textos

Pour les messages qui valent un texto.

• Désactivés jusqu’à ce que vous les activiez, message par message
• Consentement enregistré, et un STOP respecté partout
• Une allocation mensuelle incluse dans votre forfait, et plus au besoin

Documents et décharges de responsabilité

La paperasse qu’un club doit avoir au dossier, envoyée et relancée pour vous.

• Conditions d’utilisation, politique de confidentialité et décharge de responsabilité, prêtes à modifier
• PDF signés en ligne, une fois par famille ou une fois par enfant
• Envoyés dès qu’un enfant rejoint un cours qui les exige
• Ce qui manque s’affiche sur la feuille de présence et dans le compte de la famille

Boîte des demandes

Chaque demande devient un billet, pas un courriel que quelqu’un a oublié.

• Le formulaire de contact de votre site Web, avec le pourriel mis de côté
• Un statut, un responsable et une échéance de réponse pour chacune
• Réponses envoyées depuis le billet, avec des réponses enregistrées

Feuilles de présence et assiduité

Une feuille de présence pour chaque séance, sur un téléphone.

• Chaque entraîneur ne voit que les cours qu’il donne
• Allergies, notes médicales et personnes-ressources en cas d’urgence à côté de chaque nom
• Départ et récupération, si vous le souhaitez
• Une liste de ceux qu’on n’a pas vus récemment
• Crédits de rattrapage pour un cours manqué ou annulé

Niveaux et habiletés

Votre échelle de progression, peu importe son nom : niveaux, ceintures, insignes ou distinctions.

• Les habiletés exigées à chaque niveau, cochées depuis la feuille de présence
• Qui est prêt à passer au niveau suivant, établi d’après les évaluations
• Règles sur les cours suivis et le temps passé à un niveau, pour les ceintures
• Les familles sont informées quand leur enfant monte de niveau, si vous le choisissez

Remplacements et dossiers des entraîneurs

Qui a enseigné chaque séance, et ce qui lui est dû pour cela.

• « Je ne peux pas être là mardi » : l’équipe est sollicitée, et le premier à accepter prend la séance
• Taux de rémunération et relevés de paie établis à partir des séances données
• Vérifications des antécédents judiciaires et certificats au dossier, avec rappels d’expiration

Photos de famille

Des photos d’une séance, envoyées en privé aux parents de chaque enfant.

• Chaque famille ne voit que les photos où figure son enfant
• Une photo de groupe attend l’accord de chaque famille qui y figure
• Jamais sur votre site public, et jamais jointes à un courriel

Créateur de site Web

Choisissez un design, organisez les sections et écrivez directement sur la page.

• Un éventail de designs, chacun avec des palettes de couleurs à lui associer
• Programmes, horaire, entraîneurs et tarifs tirés des mêmes dossiers que la feuille de présence
• À yourclub.gympillar.com, ou à un nom de domaine que vous possédez déjà
• Un bandeau d’annonce sur toutes les pages, avec des dates
• Des nouvelles, rédigées ici ou tirées d’un document Google

Aucun texte bouche-trou. Des phrases identiques sur des centaines de sites de clubs, c’est ce qui les enterre dans les résultats de recherche : une mise en page donne la forme, et vous écrivez les mots.

Trouvé dans les recherches

Conçu pour être trouvé par les familles qui cherchent un cours près de chez elles.

• Généré côté serveur, pour que les moteurs de recherche et les aperçus sociaux voient la page entière
• Données structurées et plan du site, rédigés pour vous
• Google Search Console, Analytics et le pixel Meta branchés en collant une seule ligne
• Reste dans les résultats de recherche pendant que le site est hors ligne pour une refonte

Gardez votre propre site Web

Vous avez déjà un site? Utilisez Gympillar pour les pages de réservation seulement.

• Horaire, inscription, camps, fêtes et boutique, en mode autonome
• Un lien « Réserver un cours » à placer sur le site que vous avez
• Passez au site complet quand vous voulez, sans rien perdre

Événements et examens de passage

Journées d’examen, compétitions, spectacles et journées d’évaluation.

• Invitez tous ceux qui sont prêts; chaque oui ajoute les frais d’inscription
• Une réussite fait monter l’enfant d’un niveau
• Places comptées, pour que les premiers à dire oui les obtiennent

Boutique du club

Maillots, grips et chandail du club, sur votre propre site Web.

• Stock compté par taille, et retenu jusqu’au paiement
• Un seul courriel avec la commande et la facture
• Payé au comptoir

Fêtes d’anniversaire

Des forfaits de fête réservés aux plages où vous êtes réellement libre.

• Seuls les salles et les moments sans autre activité sont proposés
• Le parent de chaque invité signe aussi la décharge de responsabilité

Marketing

Votre réputation en ligne, au même endroit.

• Les avis sur votre fiche Google, auxquels vous répondez d’ici
• Appels et itinéraires depuis votre fiche, à côté du trafic de votre site
• Votre classement dans les recherches, et si les assistants IA vous nomment

Idées et témoignages

Écoutez vos familles, et laissez-les parler pour vous.

• Un tableau de suggestions sur lequel vos familles votent, publié quand vous l’approuvez
• Des témoignages envoyés depuis le compte famille, sur votre site quand vous les publiez

Équipe et rôles

Propriétaire, administrateur et entraîneur, chacun voyant ce que son rôle exige.

• Un gestionnaire limité à un seul bâtiment
• Connexion en deux étapes pour les propriétaires et les administrateurs
• Deux personnes qui modifient un même dossier sont avisées, pas écrasées

Aperçu et rapports

Comment va le club, sans avoir à bâtir un chiffrier.

• Les cours du jour, les sommes dues et ce qui vous attend, sur un seul écran
• Inscriptions, revenus et assiduité par mois
• Où les familles abandonnent le formulaire d’inscription
• Exportations pour votre comptable, et listes de participants pour votre fédération

Notifications

Ce que le système a remarqué, en une seule liste, même quand un courriel se perd.

• Dépôts à associer, paiements refusés, cours qui se remplissent
• Un courriel quand une famille écrit et que personne n’a répondu

Confidentialité et vos données

Les dossiers d’enfants sont traités comme des dossiers d’enfants.

• Les pages des familles ne sont jamais mises en cache, indexées ni mesurées
• Consentement enregistré pour chaque type de message
• Les dossiers d’une famille effacés sur demande, avec un mois pour changer d’idée
• Conçu au Canada, par des gens à qui vous pouvez parler

La mise en route

De l’inscription à votre première inscription de famille.

• Une liste de vérification de démarrage, et des programmes de départ pour votre type de club
• Vos familles invitées à partir d’une liste collée
• Une démo et de l’aide de la part de ceux qui l’ont conçu