Tarification par session ou par mois : comment les clubs décident

Réponse rapide

Facturez par session si vos cours se donnent par saisons et que vous voulez être payé avant le début de la saison; facturez au mois si les enfants arrivent et partent toute l’année et que les familles préfèrent un paiement régulier plus petit. Quel que soit votre choix, décidez à l’avance ce qui arrive à un enfant qui se joint en cours de route, si un deuxième enfant coûte moins cher, s’il y a des frais d’inscription uniques et quand vous relancez une facture en retard. Ces quatre règles causent la plupart des conversations délicates au comptoir.

Ce guide ne fait aucune recommandation de prix. Ce qu’un cours doit coûter dépend de votre loyer, de vos entraîneurs et de votre ville, et nous ne savons rien de tout cela. Il traite de la structure, et de ce que fait Gympillar à chaque décision.

Sur cette page

• Par session, au mois ou par bloc de séances
• Un enfant qui se joint en cours de route
• Tarifs de fratrie : un pourcentage ou un montant
• Des frais d’inscription une fois par saison
• Un rabais pour paiement anticipé, ou un prix de session fixe
• Versements et paiements automatiques
• Relancer une facture en retard
• Mettre le tout ensemble
• Les questions des clubs

Par session, au mois ou par bloc de séances

Par session signifie qu’une famille paie une série fixe de semaines, généralement une saison comme l’automne ou l’hiver. Vous connaissez vos revenus avant le début de la session et moins d’enfants s’éclipsent à la quatrième semaine, car ils ont déjà payé. Le prix à payer est une facture unique plus élevée, que certaines familles trouvent difficile, et une trésorerie irrégulière pour vous entre les sessions.

Au mois signifie un paiement plus petit qui se répète jusqu’à ce que la famille l’arrête. Il convient aux cours récréatifs à admission continue, et les familles apprécient la prévisibilité. Le coût est administratif : douze factures par année par famille au lieu de trois ou quatre, plus de relances, et des enfants qui partent avec un mois de préavis.

Un bloc de séances (huit leçons, une carte de dix cours, une semaine de camp) convient aux cours de natation, aux camps et aux essais. C’est simple à expliquer, mais cela vous oblige à suivre quelles séances ont été utilisées et quand le bloc expire.

Beaucoup de clubs les combinent, et c’est normal. Le volet récréatif peut être vendu par session et l’équipe de compétition au mois, et une famille ayant un enfant dans chacun est un foyer ordinaire. Dans Gympillar, la façon dont une famille peut payer est un réglage commun à tout le club, dans l’onglet Modalités : en entier, en versements, au mois ou par bloc payé d’avance, et chacun peut être limité à certains programmes. Les volets distincts sont facturés sur des séries distinctes, de sorte qu’un même foyer peut recevoir une facture de session pour un enfant et une facture mensuelle pour l’autre sans être facturé deux fois.

Un enfant qui se joint en cours de route

Tôt ou tard, un enfant se présente à la troisième semaine. Vous avez trois options honnêtes : facturer toute la période, facturer seulement les leçons restantes, ou facturer toute la période et accorder des crédits de rattrapage pour les leçons déjà passées. Choisissez-en une volontairement, car les familles comparent leurs notes.

Gympillar peut appliquer une échelle de tranches selon le jour du mois où une famille se joint, par exemple une réponse pour la première semaine et une autre ensuite, chacune étant le plein prix, une part pour les leçons restantes, ou le plein prix avec des crédits de rattrapage pour les leçons manquées. Un club peut régler l’échelle pour tout le club et la modifier pour un cours. Le montant est calculé à partir de votre feuille de présence réelle, de sorte qu’une séance que vous avez annulée n’est ni facturée ni due. Si vous ne réglez jamais l’échelle, rien ne change : une facture de session couvre les leçons restantes, et une place mensuelle ordinaire est facturée pour le mois complet, comme toujours. La ligne de facture indique quelle règle s’est appliquée.

Tarifs de fratrie : un pourcentage ou un montant

La plupart des clubs offrent quelque chose pour un deuxième enfant, et il vaut mieux l’énoncer comme un chiffre que comme une impression. Les deux formes courantes sont un pourcentage (un cinquième de moins) ou un montant fixe en moins sur chaque place. Un pourcentage suit le prix du cours; un montant fixe est plus facile à mettre sur un dépliant.

Décidez qui paie plein tarif. Une règle sensée veut que l’enfant le plus cher paie plein tarif et que chaque autre enfant obtienne le tarif, ce qui est le fonctionnement de Gympillar, calculé sur l’ensemble du foyer et appliqué à chaque cours que suit l’enfant rabaissé. L’autre solution, un seul rabais par famille, fait coûter un troisième enfant plus cher qu’un deuxième sans raison que vous pourriez expliquer au comptoir. Le tarif est recalculé chaque fois que le foyer change; si l’aîné part, les montants suivent, et un parent est informé du tarif avant d’ajouter le deuxième enfant plutôt qu’après.

Des frais d’inscription une fois par saison

Beaucoup de clubs facturent des frais uniques d’assurance ou d’adhésion. L’erreur est de les facturer chaque fois que quelqu’un s’inscrit, si bien qu’un enfant inscrit à deux cours paie deux fois. Dans Gympillar, les frais sont fixés sur le programme et facturés une fois par enfant par saison; un frère ou une sœur paie les siens, et un enfant dans deux programmes paie le plus cher une seule fois. Ils apparaissent sur leur propre ligne de la première facture, et le formulaire d’inscription énonce la politique plutôt qu’un montant surprise. Un cours sans saison n’est pas facturé, puisque « une fois par saison » suppose une saison à compter.

Un rabais pour paiement anticipé, ou un prix de session fixe

Il y a deux façons de récompenser une famille qui paie une session d’un seul coup. Vous pouvez retirer un pourcentage de la somme des mois, ou indiquer que la session coûte un montant précis par mois lorsqu’elle est payée ainsi. Un prix de session énoncé est plus facile à dire à voix haute.

Gympillar prend en charge les deux. Un plan de paiement peut comporter un pourcentage, et chaque option d’entraînement peut avoir son propre prix par mois pour la session. Lorsqu’une option a ce prix, il remplace le pourcentage du plan au lieu de s’y ajouter, car deux réductions cumulées produisent un montant que personne n’a annoncé. Lorsqu’un club convient d’un montant avec une famille à la main, ce montant est conservé tel que convenu.

Versements et paiements automatiques

Si une session est élevée, proposez de la fractionner. Les versements fonctionnent lorsque les dates sont claires (le premier de chaque mois) et que le total correspond exactement au solde, ni plus ni moins. Un plan du catalogue est choisi par le parent à l’inscription; un club peut aussi convenir de dates avec une famille par téléphone et les enregistrer sur une facture, et ces versements sont perçus par le même processus, les dates étant affichées avant d’être enregistrées.

Une carte ou un débit bancaire peut être conservé au dossier avec le consentement du foyer, et le club peut l’exiger comme condition d’une place. L’argent est alors prélevé à la date d’échéance, après que la famille a été avisée. Personne ne peut tirer un virement Interac; un club qui facture par virement Interac fait donc envoyer ses factures automatiquement, mais doit attendre le paiement; comment fonctionne le rapprochement des virements Interac explique l’association des dépôts.

Relancer une facture en retard

Décidez de l’ordre à l’avance : un rappel peu après l’échéance, un plus ferme une semaine plus tard, puis un appel. Les rappels par défaut de Gympillar partent trois, sept et quatorze jours après l’échéance d’une facture, un club peut modifier l’échelle, et une facture perçue par paiement automatique ou par un plan de versements convenu n’est pas relancée comme si elle était en retard. Si une place est retenue pour une inscription impayée, la famille voit plutôt le compte à rebours jusqu’à la date de libération de la place, de sorte qu’elle entend parler de l’échéance avant qu’elle passe plutôt que trois jours après.

Mettre le tout ensemble

Un bon point de départ pour un club à saisons est un prix de session pour le volet principal, une option de versements pour les familles qui en ont besoin, une règle claire pour les arrivées en cours de route, un tarif de fratrie énoncé et des frais d’inscription une fois par saison. Quel que soit votre choix, écrivez-le en des mots qu’un parent peut lire avant de s’inscrire. Votre abonnement Gympillar est établi selon le nombre de athlètes, pas le nombre de cours; une structure de prix à plusieurs volets ne vous coûte donc pas plus cher. Les sections facturation et inscription montrent où se trouve chacun de ces réglages, et les pages par discipline montrent ce que cela donne pour les studios de danse, les clubs de natation et les clubs de gymnastique.

Si vous percevez des paiements par carte et êtes aux États-Unis, paiements par carte et ACH pour les clubs américains traite des frais. Pour le formulaire que vos familles remplissent en premier, consultez l’inscription aux cours et les listes d’attente, et tous les guides pour le reste.